第一條  為規(guī)范對(duì)本會(huì)檔案資料管理，根據(jù)《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》和《深圳市水利工程行業(yè)協(xié)會(huì)章程》規(guī)定，制定本辦法。

第二條  存檔范圍

1、關(guān)于本會(huì)成立、撤銷(xiāo)、合并、更名等文件資料。

2、會(huì)議的通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議記錄等。重大事項(xiàng)，大事紀(jì)，上級(jí)來(lái)文、對(duì)外發(fā)文與有關(guān)單位的往來(lái)文書(shū)，反映協(xié)會(huì)大事記及重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、錄像等。

3、關(guān)于協(xié)會(huì)及協(xié)會(huì)內(nèi)部成員的榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件、社會(huì)榮譽(yù)。

4、反映協(xié)會(huì)活動(dòng)的策劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動(dòng)總結(jié)等資料。

5、人事變動(dòng)的文件材料以及關(guān)于員工的的文件材料。與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

6、員工勞動(dòng)、工資、福利、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等方面的文件材料。

第三條  檔案管理

1、檔案的最終整理、管理工作由秘書(shū)處負(fù)責(zé)，要求存檔的各種資料必須整潔齊備。

2、對(duì)各類(lèi)遞交的材料要定期進(jìn)行整理，確保檔案安全。

第四條  檔案使用

1、任何使用協(xié)會(huì)檔案的人，需要到秘書(shū)處登記，并由專(zhuān)職人員將所需檔案找出交相關(guān)人員使用。

2、使用檔案要注意檔案的完整與清潔，不斷隨意損毀檔案。

3、使用中丟失，要將情況及時(shí)報(bào)秘書(shū)處，并進(jìn)行丟失登記。

4、使用完畢后要及時(shí)交還秘書(shū)處，并注銷(xiāo)登記。

5、任何查閱人員，必須保證檔案完整，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意在檔案上涂改，帶出、復(fù)印。

第五條  檔案管理工作流程

1、協(xié)會(huì)資料由秘書(shū)處及時(shí)收集整理。

2、秘書(shū)處整理好資料后交秘書(shū)長(zhǎng)審查。

3、通過(guò)秘書(shū)長(zhǎng)審查后，資料交由秘書(shū)處規(guī)整存檔。

第六條  檔案銷(xiāo)毀

保存的檔案超過(guò)期限或該檔案作廢時(shí)，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)審查、會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)，由專(zhuān)人銷(xiāo)毀，并在檔案銷(xiāo)毀記錄中登記，以防丟失。